Überprüfen Sie Ihre Arbeitsmappen auf persönliche und versteckte Informationen, bevor Sie Ihre Dateien an Dritte weitergeben


Überprüfen Sie Ihre Arbeitsmappen auf persönliche und versteckte Informationen, bevor Sie Ihre Dateien an Dritte weitergeben

Überprüfen Sie Ihre Arbeitsmappen auf persönliche und versteckte Informationen, bevor Sie Ihre Dateien an Dritte weitergeben

Wenn Sie eine elektronische Kopie Ihrer Arbeitsmappe freigeben, sollten Sie die Datei auch auf ausgeblendete Daten, Kommentare oder persönliche Informationen prüfen, welche im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben.) gespeichert sein könnten. Da diese ausgeblendeten Informationen Details über Ihr Unternehmen oder über das Dokument preisgeben können, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten, sollten Sie diese Informationen entfernen, bevor Sie das Dokument für andere Personen freigeben.

So geht’s:

  • Aktivieren Sie die entsprechende Arbeitsmappe.
  • Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Befehlsfolge Office-Schaltfläche > Vorbereiten > Dokument prüfen.

Abbildung: Dokument auf versteckte und persönliche Informationen prüfen

  • Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Dokumentinspektor. Sie erhalten eine Übersicht über die Elemente, welche nach versteckten bzw. ausgeblendeten Informationen durchsucht werden können. Wollen Sie bestimmte Elemente beim Überprüfungsvorgang ausgrenzen, dann deaktivieren Sie einfach das entsprechende Kontrollkästchen. Starten Sie den Überprüfungsvorgang, indem Sie auf die Schaltfläche Prüfen klicken.

Abbildung: Dokumentinspektor

  • Nach Beendigung des Prüfvorgangs bekommen Sie eine Ergebnisübersicht am Bildschirm angezeigt. Sie können nun selbst entscheiden, ob Sie die versteckten Informationen entfernen oder im Dokument belassen wollen. Wenn Sie die Informationen löschen wollen, dann klicken Sie einfach auf die entsprechende Schaltfläche Alle entfernen.

Abbildung: Ergebnis der Prüfung       

  • Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, dann schließen Sie bitte das Dialogfeld, indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken.