PDF- und XPS-Format

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PDF- und XPS-Format

Portable Document Format

In Excel 2007 gibt es nun die Möglichkeit PDF-Dokumente direkt aus Excel zu erstellen. Bisher war dies nur über den Umweg eines Druckertreibers möglich. PDF (Portable Document Format) ist ein Format, welches das Aussehen der jeweiligen Dokumente unabhängig vom Ausgabegerät immer gleich darstellt (einschließlich der Schriftarten, Grafiken und Formatierungen). Die Bedeutung dieses Formats hat in der Praxis in den letzten Jahren enorm zugenommen und ist praktisch zu einem EDV-Standard geworden.
Weiterhin hat Microsoft mit dem XPS-Format (XML Paper Specification) ein Gegenprodukt zum PDF-Format entwickelt. XPS wird Windows Vista als geräteunabhängiges Dokumentenformat dienen. XPS ist ein elektronisches Dateiformat mit festem Layout, mit dem Dokumentformatierungen beibehalten werden und die Freigabe von Dateien ermöglicht wird. Mit XPS wird sichergestellt, dass eine Datei das beabsichtigte Format behält, wenn die Datei online angezeigt oder gedruckt wird. Außerdem können die Daten in der Datei nur schwer geändert werden. Weitere Informationen zu XPS finden Sie in der Microsoft XML Paper Specification unter www.microsoft.com/whdc/xps/default.mspx.
Microsoft hat die PDF-Funktionalität aufgrund rechtlicher Probleme mit der Firma Adobe, welche Erfinder des PDF-Formates ist, nicht fest in Office 2007 integriert. Sie können die PDF-Funktionalität aber als separaten Download aus dem Internet beziehen.
Um eine Datei im Format PDF oder XPS speichern oder exportieren zu können, müssen Sie das Add-In "Als PDF oder XPS" veröffentlichen für 2007 Microsoft Office System installieren.
Rufen Sie hierzu die Webseite Add-In für 2007 Microsoft Office: "Speichern unter – PDF oder XPS" von Microsoft auf, und befolgen Sie die Anweisungen auf dieser Seite. Sie finden die Seite unter folgender Adresse im Internet: http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS
Wenn Sie das Add-In "Als PDF oder XPS veröffentlichen" installiert haben, können Sie Dateien in PDF und XPS exportieren.

So geht´s:

Wenn Sie Ihre Datei im PDF- oder XPS-Format abspeichern wollen, dann aktivieren Sie hierzu einfach die folgende Befehlsfolge:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Office
  • Zeigen Sie auf den Pfeil neben Speichern unter und klicken Sie dann auf PDF und XPS
  • Geben Sie in der Liste Dateiname einen Namen für die Arbeitsmappe ein.
  • Klicken Sie in der Liste Dateityp den gewünschten Dateityp aus (XPS- oder PDF-Dokument)
  • Führen Sie neben "Optimieren für" eine der folgenden Aktionen aus. Die Entscheidung hängt davon ab, ob Ihnen die Dateigröße oder die Druckqualität wichtiger ist. Klicken Sie auf Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken), wenn für die Arbeitsmappe ein Ausdruck mit hoher Qualität benötigt wird. Klicken Sie auf Mindestgröße (nur Veröffentlichung), wenn die Druckqualität weniger wichtig ist als die Dateigröße.
  • Klicken Sie auf Optionen, um verschiedene Optionen für die Datei anzugeben.
  • Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Abbildung PDF- und XPS-Dokumente erstellen









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